Делопроизводителей обяжут обнюхивать входящую почту

Росархив разработал проект примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях. 137-страничный циркуляр, касающийся тысяч организаций всех организационно-правовых форм, подробно регламентирует правила создания документов, технологии работы с ними, принципы их текущего хранения и подготовки к передаче в архив.

Как следует из текста инструкции, она разработана "в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами" и адресована к соответствующим службам госорганизаций. В документе указывается, что работники последних несут ответственность не только за порчу, несанкционированное уничтожение и утрату служебной документации, но и за разглашение ее содержания.

В частности, передача какой-либо информации или документов и их копий СМИ допускается "только с разрешения руководителя организации". В каждом случае утраты документов делопроизводитель обязан проинформировать руководство, после чего организуется розыск документов.

Детально расписаны правила оформления бумаг. Например, любые документы должны иметь левое, верхнее и нижнее поля не менее 20 мм, а правое – не менее 10 мм. Однако документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. Разрешается использовать гарнитуру шрифта из стандартного пакета по выбору самой организации. Допускается размер шрифта № 12–14, а при составлении таблиц его можно уменьшить – до № 10-11.

Отдельно регламентируется составление официальных писем. Так, перед фамилией должностного лица, отмечается в инструкции, допускается употреблять сокращение «г-ну» или «г-же». Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об») – "письмо (о чем?) о предоставлении информации". Коль скоро он отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа ("протокол (чего?) заседания экспертной комиссии" и др.).

Текст документа, отмечается в циркуляре, "должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко", при этом он "не должен допускать различных толкований". В его подготовке "следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения" – они указаны в специальном приложении к инструкции. Ее разработчики также настоятельно рекомендуют широко использовать заключительную этикетную фразу: «С уважением, …». А при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, не допускается ставить косую черту или надпись «за» перед наименованием должности лица.

В документе уточняется: при приеме в госорганизации почтовых отправлений необходимо внимательно осматривать их и даже оценивать запах. Нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах и цвет вскрывать запрещается. Об их получении нужно доложить руководителю службы делопроизводства и в службу безопасности.

При сдаче документов в архив их следует поместить в твердые обложки из картона, подшить в четыре прокола или переплести с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке к подшивке необходимо удалить все пластиковые и металлические крепления (булавки, скрепки, скобки, пружины и др.), а также термопереплеты.