Компаниям разрешат хранить свои архивы в электронном виде

В Госдуму внесен законопроект, которым предлагается избавить организации от хранения бумажных документов, заменив их электронными копиями.

Инициатором проекта стала группа парламентариев во главе с председателем думского Комитета по финансовому рынку Анатолием Аксаковым. Проектом предлагается внести изменения в законы о противодействии легализации доходов, полученных преступным путем, об акционерных обществах, о рекламе, о персональных данных и др. По мнению авторов, в связи с масштабным переходом организаций на электронный документооборот и ростом объема документов необходимо сократить издержки на их хранение и обработку в бумажном виде.

Предусматривается механизм создания электронных дубликатов бумажных документов путем их сканирования или с использованием иных технических средств. Они будут признаваться равнозначными документам на бумажных носителях. После этого необходимость в хранении бумажных оригиналов отпадет.

При этом сроки хранения многих видов бумажных документов будут сокращаться не менее чем до одного года с даты создания электронных дубликатов (именно в этот срок чаще всего происходит оспаривание документов).

В то же время положения законопроекта не будут распространяться на документы, в отношении которых законодательством РФ предусмотрено обязательное хранение на бумажном носителе, в том числе на архивные документы, включенные в состав Архивного фонда РФ.

Виды документов, которые допускается переводить в электронную форму, будут устанавливаться законодательством РФ во избежание несанкционированного уничтожения бумажных оригиналов. Предусматривается также право владельцев электронных документов проводить конвертацию файлов из одного формата в другой, чтобы избежать ситуации, когда из-за устаревшего формата документ окажется невозможно прочитать.