Меняются правила нотариального делопроизводства

Минюст РФ опубликовал 7 декабря проект весьма важных изменений, которые предполагается внести в Правила нотариального делопроизводства. Они касаются обязательного «оцифровывания» определенных документов, а также корректировки процедур оформления реестров.

Согласно пояснительной записке к документу, необходимость внесения корреспондирующих поправок в Правила связана с вступлением в силу с 1 января 2018 года ряда концептуальных изменений законодательства в данной сфере. Последние предполагают непременный ввод информации обо всех действиях нотариусов в единый реестр общей информсистемы нотариата в электронном виде. С этой же даты начнет работать новый регламент совершения нотариальных действий, устанавливающий объем информации, необходимой нотариусу для того или иного действия, а также способ ее фиксирования.

Обновленные правила предписывают нотариусам, в частности, вести журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции полностью в цифровой форме. В электронный вид придется перевести и журналы передачи полномочий одним нотариусом другому (в ситуации замещения временно отсутствующего нотариуса). Впрочем, здесь предусматривается оговорка: если такой учет «невозможен по объективным причинам», нотариус учитывает передачу полномочий в журнале на обычном бумажном носителе.

Необходимо будет указать в журнале упомянутые причины, в их числе может быть, к примеру, отсутствие электроснабжения или доступа ‎к интернету, а также к единой информационной системе нотариата «в связи с плановыми профилактическими работами» и т. д.

Кроме того, при работе с цифровыми документами и формировании электронных дел в конце календарного года нотариусы должны записать все файлы на «отчуждаемый машинный носитель» – CD- или DVD-диск, флеш-карту, – который нужно поместить в бумажный конверт, составив опись файлов на бумажном носителе.

Что касается процедурных новшеств в оформлении реестров, то, в частности, при приеме-передаче наследственных дел по принадлежности нотариусам предписывается указывать причины этих действий в специальном поле реестра дел единой информсистемы. Направление же копий дел от одного нотариуса другому теперь определяется правилами как «создание отправителем электронного образа наследственного дела, подписание его усиленной квалифицированной электронной подписью отправителя и направление адресату с использованием единой информационной системы нотариата».